BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES E COTAS DE PATROCÍNIO
Após a definição das atividades que serão desenvolvidas no evento, torna-se possível identificar os benefícios oferecidos aos patrocinadores, que deverão estar relacionados a três objetivos do evento, exposição da marca relacionamento e venda.
Na exposição da marca os benefícios podem estar inseridos na divulgação na mídia, sendo vantajoso para os patrocinadores e perigoso para os promotores, caso estes não planejem corretamente o número de patrocinadores e cota de patrocínio.
Além desta divulgação, temos a assessoria de imprensa, onde devem constar os benefícios oferecidos à menção e agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores, atores e diretores durante entrevista na televisão, rádio ou mídia imprensa. As peças de divulgação de um evento são inúmeras e variam de acordo com a verba disponível e o interesse do promotor em difundir o evento ou um público mais restrito ou, entretanto de forma aberta ao público em geral.
O merchandising é onde reside a maior incidência de problemas na seleção dos benefícios do patrocínio. Muitos promotores apóiam nessa ação para justificar a participação de patrocinadores em seus eventos. Citam a quantidade de banners a serem expostos no local e a quantidade de folhetos a serem entregues aos visitantes, entre outras possibilidades, temos a inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional da empresa durante o evento; entrega ou sorteio de brindes; divulgação do vídeo e menção do patrocinador.
Quando o evento envolve deslocamento para outras cidades, estado ou país, é possível oferecer cotas de patrocínio ao translado, e quando se cria a possibilidade de patrocinar um palestrante com exclusividade, tem-se o patrocínio keynote speaker, onde garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação.
Na organização de um evento, estruturam-se palestras, sejam em salas de reuniões, auditórios, ou antes, de uma sessão de cinema, a mesma é extremamente atrativa para possíveis patrocinadores, que poderão oferecer seus produtos e serviços. Nessas palestras os patrocinadores têm direito a estandes ou espaço exclusivo, onde se pode apresentar layout.
Os benefícios aos patrocinadores, também podem estar inseridos em ações sociais e de entretenimento, como as cotas relacionadas abaixo:
• Atividades esportivas: exclusividade em merchandising (campo, quadra, etc), distribuição de material necessário à execução da atividade (camisa, bonés, etc), exposição na mídia, dentre outros;
• Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis: distribuição de cotas, onde se tem benefícios específicos; merchandising no local, saudação aos convidados, apresentação de vídeos, etc.
• Salas de relaxamento ou beleza: essas cotas garantem ao patrocinador a preocupação com o bem-estar dos convidados, proporcionando a eles, música ambiente, distribuição de brindes e entrega de material promocional.
• Shows: as cotas variam-se entre; saudação aos convidados e apresentação do artista, exposição da logomarca, apresentação de vídeo e etc.
• Cursos de aperfeiçoamento pessoal: podem advir benefícios como exposição da marca local, horários exclusivos aos clientes do patrocinador, entre outros.
• Sala de internet: montar um ambiente de acesso à internet e oferece-lô gratuitamente aos convidados;
Algumas empresas que patrocinam um evento estão mais interessadas em obter a lista de presentes, sendo um desafio de marketing dessa empresas, onde encontram dificuldade de acesso por se tratar de informações específicas.
É de suma importância que o promotor dê suporte aos patrocinadores estabelecendo assim, aprofundamento no relacionamento, garantindo a venda da próxima edição desse evento ou de outros.
As idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidos aos patrocinadores são:
• Mais que um RSVP- é essencial para convencer o patrocinador de que haverá esforço em atingir o público desejado, além disso é necessário o acesso ao perfil dos confirmados, deve- se disponibilizar um questionário para se obter informações a respeito das opiniões de cada um, saber o impacto da divulgação do evento e o que chamou a atenção do convidado em comparecer no evento;
• Contato pré-evento- ações que podem ser oferecidas de acordo com interesse do patrocinador e as possibilidades do promotor: envio de material promocional do patrocinador, reforço do convite, envio de bindes, pesquisa de conteúdo;
• Mailing dos participantes- é importante que a lista de participantes do evento informe mais do que dados cadastrais, deve conter aspectos relativos com as palestras de que participou e ações sociais ou de entretenimento que mais despeitaram sua atenção;
• Envio de material- o patrocinador pode ter interesse em enviar uma carta em agradecimento, enviando também folhetos, calendário, benefício adicional;
• Pós- evento- além de enviar correspondências o patrocinador promove um encontro pré agendado com os participantes para dar continuidade à discursão de um tema, oferecer treinamento, manter interesses culturais comuns, entre outros.
• Administração do mailing e das ações- oferecer organização de todas as atividades antes, durante e após o evento.
Calcular o valor de produtos ou serviços é hoje tarefa bastante complexa e tem-se tornado um dos grandes desafios das empresas na atualidade. Várias mudanças vêm ocorrendo nas últimas décadas. Desconsiderar essas mudanças na definição do valor de um evento, deixando de estabelecer uma estratégia de precificação adequada, pode culminar no insucesso de um excelente projeto.
A seguir são apresentadas três diferentes formas de calcular o preço de um evento, que foram empregadas, sucessivamente, em três grandes fases de evolução do mercado:
Fase de baixa concorrência (Fase I)- Por utilizar apenas fatores internos à empresas, o promotor estipulava a margem desejada, acrescia a esta o custo do evento e assim chegava ao preço.
Fase I: Preço = margem + Custo- Nesse modelo, tem-se o custo como item fixo e a margem como item variável. Para o patrocinador não havia outro fator de decisão de compra além do preço, cabia somente barganha-lo ao promotor, e este o único item variável de seu cálculo era a margem, caso aceitasse uma redução no preço estaria invariavelmente deduzindo-a de seu lucro.
Fase de alta concorrência (Fase II)- Com o tempo, os eventos foram assemelhando-se uns aos outros e já não havia diferenças notáveis entre eles, que passaram a ser caracterizados, como commodities. O preço, ainda o maior decisor de compra, tinha de acompanhar o mercado e, dependendo do objetivo, ser inferior, igual ou superior ao da concorrência.
A antiga regra de cálculo passa agora a ser responsabilidade do patrocinador que adicionou aos fatores internos, como custo e margem.
Fase II: Margem= Preço - Custo
Fase de busca pela vantagem competitiva (fase III)- Nessa fase as empresas para alcançarem o sucesso busca ser um diferencial no mercado de diversas formas: no seguimento do evento, nos serviços prestados, no atendimento e na imagem da empresa.
A partir dessa fase o preço do evento passou a ser uma tarefa mais complexa, onde deve- se analisar o valor percebido pelo cliente.
Fase III: Preço= Margem + Custo- Assim é de suma importância que o promotor pesquise antes de definir um valor para seu evento, pois se no mesmo, o promotor provar sua diferenciação no atendimento, imagem e serviços, o preço será um questão exclusiva de quanto ele pretende ter de margem.
Após a definição das atividades que serão desenvolvidas no evento, torna-se possível identificar os benefícios oferecidos aos patrocinadores, que deverão estar relacionados a três objetivos do evento, exposição da marca relacionamento e venda.
Na exposição da marca os benefícios podem estar inseridos na divulgação na mídia, sendo vantajoso para os patrocinadores e perigoso para os promotores, caso estes não planejem corretamente o número de patrocinadores e cota de patrocínio.
Além desta divulgação, temos a assessoria de imprensa, onde devem constar os benefícios oferecidos à menção e agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores, atores e diretores durante entrevista na televisão, rádio ou mídia imprensa. As peças de divulgação de um evento são inúmeras e variam de acordo com a verba disponível e o interesse do promotor em difundir o evento ou um público mais restrito ou, entretanto de forma aberta ao público em geral.
O merchandising é onde reside a maior incidência de problemas na seleção dos benefícios do patrocínio. Muitos promotores apóiam nessa ação para justificar a participação de patrocinadores em seus eventos. Citam a quantidade de banners a serem expostos no local e a quantidade de folhetos a serem entregues aos visitantes, entre outras possibilidades, temos a inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional da empresa durante o evento; entrega ou sorteio de brindes; divulgação do vídeo e menção do patrocinador.
Quando o evento envolve deslocamento para outras cidades, estado ou país, é possível oferecer cotas de patrocínio ao translado, e quando se cria a possibilidade de patrocinar um palestrante com exclusividade, tem-se o patrocínio keynote speaker, onde garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação.
Na organização de um evento, estruturam-se palestras, sejam em salas de reuniões, auditórios, ou antes, de uma sessão de cinema, a mesma é extremamente atrativa para possíveis patrocinadores, que poderão oferecer seus produtos e serviços. Nessas palestras os patrocinadores têm direito a estandes ou espaço exclusivo, onde se pode apresentar layout.
Os benefícios aos patrocinadores, também podem estar inseridos em ações sociais e de entretenimento, como as cotas relacionadas abaixo:
• Atividades esportivas: exclusividade em merchandising (campo, quadra, etc), distribuição de material necessário à execução da atividade (camisa, bonés, etc), exposição na mídia, dentre outros;
• Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis: distribuição de cotas, onde se tem benefícios específicos; merchandising no local, saudação aos convidados, apresentação de vídeos, etc.
• Salas de relaxamento ou beleza: essas cotas garantem ao patrocinador a preocupação com o bem-estar dos convidados, proporcionando a eles, música ambiente, distribuição de brindes e entrega de material promocional.
• Shows: as cotas variam-se entre; saudação aos convidados e apresentação do artista, exposição da logomarca, apresentação de vídeo e etc.
• Cursos de aperfeiçoamento pessoal: podem advir benefícios como exposição da marca local, horários exclusivos aos clientes do patrocinador, entre outros.
• Sala de internet: montar um ambiente de acesso à internet e oferece-lô gratuitamente aos convidados;
Algumas empresas que patrocinam um evento estão mais interessadas em obter a lista de presentes, sendo um desafio de marketing dessa empresas, onde encontram dificuldade de acesso por se tratar de informações específicas.
É de suma importância que o promotor dê suporte aos patrocinadores estabelecendo assim, aprofundamento no relacionamento, garantindo a venda da próxima edição desse evento ou de outros.
As idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidos aos patrocinadores são:
• Mais que um RSVP- é essencial para convencer o patrocinador de que haverá esforço em atingir o público desejado, além disso é necessário o acesso ao perfil dos confirmados, deve- se disponibilizar um questionário para se obter informações a respeito das opiniões de cada um, saber o impacto da divulgação do evento e o que chamou a atenção do convidado em comparecer no evento;
• Contato pré-evento- ações que podem ser oferecidas de acordo com interesse do patrocinador e as possibilidades do promotor: envio de material promocional do patrocinador, reforço do convite, envio de bindes, pesquisa de conteúdo;
• Mailing dos participantes- é importante que a lista de participantes do evento informe mais do que dados cadastrais, deve conter aspectos relativos com as palestras de que participou e ações sociais ou de entretenimento que mais despeitaram sua atenção;
• Envio de material- o patrocinador pode ter interesse em enviar uma carta em agradecimento, enviando também folhetos, calendário, benefício adicional;
• Pós- evento- além de enviar correspondências o patrocinador promove um encontro pré agendado com os participantes para dar continuidade à discursão de um tema, oferecer treinamento, manter interesses culturais comuns, entre outros.
• Administração do mailing e das ações- oferecer organização de todas as atividades antes, durante e após o evento.
Calcular o valor de produtos ou serviços é hoje tarefa bastante complexa e tem-se tornado um dos grandes desafios das empresas na atualidade. Várias mudanças vêm ocorrendo nas últimas décadas. Desconsiderar essas mudanças na definição do valor de um evento, deixando de estabelecer uma estratégia de precificação adequada, pode culminar no insucesso de um excelente projeto.
A seguir são apresentadas três diferentes formas de calcular o preço de um evento, que foram empregadas, sucessivamente, em três grandes fases de evolução do mercado:
Fase de baixa concorrência (Fase I)- Por utilizar apenas fatores internos à empresas, o promotor estipulava a margem desejada, acrescia a esta o custo do evento e assim chegava ao preço.
Fase I: Preço = margem + Custo- Nesse modelo, tem-se o custo como item fixo e a margem como item variável. Para o patrocinador não havia outro fator de decisão de compra além do preço, cabia somente barganha-lo ao promotor, e este o único item variável de seu cálculo era a margem, caso aceitasse uma redução no preço estaria invariavelmente deduzindo-a de seu lucro.
Fase de alta concorrência (Fase II)- Com o tempo, os eventos foram assemelhando-se uns aos outros e já não havia diferenças notáveis entre eles, que passaram a ser caracterizados, como commodities. O preço, ainda o maior decisor de compra, tinha de acompanhar o mercado e, dependendo do objetivo, ser inferior, igual ou superior ao da concorrência.
A antiga regra de cálculo passa agora a ser responsabilidade do patrocinador que adicionou aos fatores internos, como custo e margem.
Fase II: Margem= Preço - Custo
Fase de busca pela vantagem competitiva (fase III)- Nessa fase as empresas para alcançarem o sucesso busca ser um diferencial no mercado de diversas formas: no seguimento do evento, nos serviços prestados, no atendimento e na imagem da empresa.
A partir dessa fase o preço do evento passou a ser uma tarefa mais complexa, onde deve- se analisar o valor percebido pelo cliente.
Fase III: Preço= Margem + Custo- Assim é de suma importância que o promotor pesquise antes de definir um valor para seu evento, pois se no mesmo, o promotor provar sua diferenciação no atendimento, imagem e serviços, o preço será um questão exclusiva de quanto ele pretende ter de margem.
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