6º Capítulo

Planejamento da venda

É indispensável que haja dentro do projeto de um determinado evento, um planejamento que seja no mínimo eficaz. O mesmo deve ter três fases: treinamento, elaboração de material e desenvolvimento dos planos de ataque.
O primeiro fator a ser levado em conta no processo de planejamento de um evento, é a questão da experiência na aquisição de um patrocínio. È desejável que se tenha um conhecimento pratico de busca de possíveis patrocinadores, para que existam argumentos mais fortes na hora de se convencer um patrocinador potencial. Outro fator relevante, é o estudo do mercado de eventos. Quem deseja fazer um evento, ou mesmo apenas vender um projeto de evento, tem que estar atento às constantes mudanças que ocorrem no mercado de eventos, que tende a se atualizar periodicamente.
É importante ressaltar ainda, que para que se venda um produto, é necessário que se tenha total conhecimento sobre o mesmo, fato esse também serve para o evento. Tem que ser conhecer não só os aspectos superficiais de um evento, mas principalmente suas estratégias, objetivos, missão, etc.
Após a apresentação da empresa e sua historia, é necessário que se deixe claro o conceito do evento, levando em consideração seu tema principal, missão, objetivo principal e secundários, e é claro seu público-alvo.
Nos eventos corporativos a lista de convidados tem que conter os seguintes itens:
1º) empresa: nome da empresa; segmento de atuação; porte e região sede da matriz.
2º) profissionais: nome; área da empresa; cargo; dados cadastrais.
3º) outras informações pertinentes, como pesquisa e perfil de consumo.
O promotor deve utilizar esses mesmo critérios para convencer os possíveis patrocinadores na apresentação do projeto de que o local tem a “cara do evento”, tenha infra-estrutura para garantir todas as atividades que serão desenvolvidas durante o evento, condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores.
A forma de escolher a melhor data para o evento, assim como o local, devem estar disponíveis na capa do documento. É preciso deixar claro no documento todos os momentos e possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.
O programa completo a ser apresentado tem que conter as datas, alem dos horários do evento e termino do mesmo.
Os benefícios oferecidos tem que ser efetivos e representativos. No caso das cotas, ela não podem sofrer alteração, sob nenhuma situação, pois tal fato pode passar uma idéia de desorganização, falta de planejamento.
As condições de pagamento podem ser parcelado, com reserva antecipada, pagamento a vista com desconto, duas parcelas iguais sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento.
Existem exigências que precisam ser incluídas na proposta, como: capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem a diferença são as relações entre participantes e patrocinadores confirmados. Em relação aos patrocinadores confirmados é importante estar atento a alguns fatores, como: perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.