A AVALIAÇÃO DO EVENTO
Para realizar qualquer empreendimento requer cuidadosa avaliação principalmente quando utiliza grande quantidade de verba. Nessa etapa inclui todos os envolvidos no projeto, o promotor, responsável pelo seu planejamento, a execução e a organização, os patrocinadores, e os outros profissionais envolvidos no projeto. E o seu objeto é proporcionar um feedback de todos esses profissionais sobre o trabalho realizado.
O promotor do evento precisa saber se conduziu bem e se os objetivos foram todos alcançados. Portanto ele necessita de meios para medir e avaliar os resultados. Deve estar ciente das falhas para que estas ao sejam cometidas nas próximas edições. E também dos pontos positivos e negativos do evento.
O patrocinador precisa saber se houve retorno desejado do capital investido. Quanto mais claros e explícitos forem os objetivos mais fácil será a avaliação final do evento. Tudo isso para que ele avaliar se os recursos utilizados foram satisfatórios ou não. Entretanto a avaliação só terá sentido tanto para o promotor quanto para o patrocinador se for cortejado com os respectivos objetivos.
Esses objetos serão apresentados primeiramente de forma geral e posteriormente de forma específica. E após essa etapa o promotor e o patrocinador discutirão os objetivos alcançados.
Se for o caso ambos achar interessante pode ser proposto o recall, com se o objetivo for à introdução de um produto ou se for com o objetivo de agregar valor à imagem do patrocinador, sem o escopo da venda, ou seja, pergunta-se aos visitantes, quem patrocinou o evento e qual a impressão que causou.
A lista de objetivos pode ser feita através de um check-list com espaço para observações. Isso feito é possível no final uma leitura objetiva dos resultados. Independentemente do resultado o patrocinador merece toda a atenção e o promotor deve fazer um relatório geral podendo garantir sua recontratação em uma nova edição do evento.
Caso essa hipótese seja confirmada é importante que na avaliação do evento contenha itens da organização do evento e sua relação entre si, ou seja, o que funcionou e o que não funcionou. Com esse resultado em mãos o promotor poderá verificar o que deve ser mantido, melhorado e o que deve ser eliminado e ainda os receptivos custos/benefícios.
O check-list para a avaliação da organização de um evento deve conter:
● local;
● palestrante A;
● datas;
● palestrante B;
● horário;
● refeições/cardápios;
● agenda;
● infra-estrutura;
● palestras;
● organização do evento;
● atendimento da equipe de organização;
● convite;
● serviços do hotel;
● duração total do evento;
● material de sinalização;
● nível de convidados;
● divulgação;
● oportunidades de lazer;
● check in;
● agência de viagens oficial do evento;
● check out;
● recepção;
● transporte.
A avaliação do ponto de vista dos patrocinadores deve ser feita analisando vários aspectos, pois a vários tipos de visitantes. Os visitantes vips, o convidado, o interessado que patrocinou todos exercem uma opinião diferente e consequentemente exercem uma influência diferente. Por isso não é interessante fazer a avaliação da mesma forma.
O instrumento de pesquisa por sua vez não pode ser muito extenso, já que normalmente esse tipo de avaliação é sempre feita ao final do evento e possivelmente o participante estará cansado e com pressa. Podem ser oferecidos brindes e sorteio para quem colaborou com a avaliação e esse tipo de incentivo deve ser estudado anteriormente.
Após o comprimento de todas as etapas é hora de discutir com o patrocinador visando não só fechar a avaliação mais também propiciar a venda da próxima edição do evento.
Para realizar qualquer empreendimento requer cuidadosa avaliação principalmente quando utiliza grande quantidade de verba. Nessa etapa inclui todos os envolvidos no projeto, o promotor, responsável pelo seu planejamento, a execução e a organização, os patrocinadores, e os outros profissionais envolvidos no projeto. E o seu objeto é proporcionar um feedback de todos esses profissionais sobre o trabalho realizado.
O promotor do evento precisa saber se conduziu bem e se os objetivos foram todos alcançados. Portanto ele necessita de meios para medir e avaliar os resultados. Deve estar ciente das falhas para que estas ao sejam cometidas nas próximas edições. E também dos pontos positivos e negativos do evento.
O patrocinador precisa saber se houve retorno desejado do capital investido. Quanto mais claros e explícitos forem os objetivos mais fácil será a avaliação final do evento. Tudo isso para que ele avaliar se os recursos utilizados foram satisfatórios ou não. Entretanto a avaliação só terá sentido tanto para o promotor quanto para o patrocinador se for cortejado com os respectivos objetivos.
Esses objetos serão apresentados primeiramente de forma geral e posteriormente de forma específica. E após essa etapa o promotor e o patrocinador discutirão os objetivos alcançados.
Se for o caso ambos achar interessante pode ser proposto o recall, com se o objetivo for à introdução de um produto ou se for com o objetivo de agregar valor à imagem do patrocinador, sem o escopo da venda, ou seja, pergunta-se aos visitantes, quem patrocinou o evento e qual a impressão que causou.
A lista de objetivos pode ser feita através de um check-list com espaço para observações. Isso feito é possível no final uma leitura objetiva dos resultados. Independentemente do resultado o patrocinador merece toda a atenção e o promotor deve fazer um relatório geral podendo garantir sua recontratação em uma nova edição do evento.
Caso essa hipótese seja confirmada é importante que na avaliação do evento contenha itens da organização do evento e sua relação entre si, ou seja, o que funcionou e o que não funcionou. Com esse resultado em mãos o promotor poderá verificar o que deve ser mantido, melhorado e o que deve ser eliminado e ainda os receptivos custos/benefícios.
O check-list para a avaliação da organização de um evento deve conter:
● local;
● palestrante A;
● datas;
● palestrante B;
● horário;
● refeições/cardápios;
● agenda;
● infra-estrutura;
● palestras;
● organização do evento;
● atendimento da equipe de organização;
● convite;
● serviços do hotel;
● duração total do evento;
● material de sinalização;
● nível de convidados;
● divulgação;
● oportunidades de lazer;
● check in;
● agência de viagens oficial do evento;
● check out;
● recepção;
● transporte.
A avaliação do ponto de vista dos patrocinadores deve ser feita analisando vários aspectos, pois a vários tipos de visitantes. Os visitantes vips, o convidado, o interessado que patrocinou todos exercem uma opinião diferente e consequentemente exercem uma influência diferente. Por isso não é interessante fazer a avaliação da mesma forma.
O instrumento de pesquisa por sua vez não pode ser muito extenso, já que normalmente esse tipo de avaliação é sempre feita ao final do evento e possivelmente o participante estará cansado e com pressa. Podem ser oferecidos brindes e sorteio para quem colaborou com a avaliação e esse tipo de incentivo deve ser estudado anteriormente.
Após o comprimento de todas as etapas é hora de discutir com o patrocinador visando não só fechar a avaliação mais também propiciar a venda da próxima edição do evento.
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