9º Capítulo

A avaliação do evento

    Todo empreendimento requer uma cuidadosa avaliação, onde todas as pessoas envolvidas, desde o promotor até o patrocinador, têm interesse de saber, por meio de um feedback, quais os objetivos do evento foram alcançados.

    Neste intuito, o promotor do evento, deve avaliar os resultados do mesmo, constatando se houve alguma(s) falha(s) e averiguando o que poderia ter sido melhor, para assim, em caso da organização de outro evento, não venha cometer os mesmos erros.

    Com relação aos objetivos, o patrocinador precisa saber se o seu investimento teve o retorno desejado. Pois, desta forma, ele saberá se valeu à pena, se deveria ter alocado mais verbas e principalmente, irá decidir se pretende ou não patrocinar o mesmo evento, ou outro com o mesmo promotor.

    Essa consecução de objetivos deverá ser passada pelo promotor, de forma explícita ao patrocinador, para que ambos discutem em conjunto, a viabilidade dos objetivos colimados.

    Esta operação pode ser organizada pelo promotor em um Check-list, onde o objetivo geral e os específicos serão avaliados pela análise dos critérios utilizados no evento, por metas atingidas e possíveis sugestões e observações.

    O Check-list ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas do evento, possibilitando ao promotor, maior credibilidade para a sua recontratação ou para o mesmo ser visto como referência a outros patrocinadores.

    Caso o patrocinador queira patrocinar o evento novamente, é interessante realizar uma avaliação do evento em si, ou seja; fazer um Check-list onde cada participante, avalie pelo grau de sua satisfação (muito bom, bom, razoável e ruim), todos os itens da organização; local, horário, palestras, convite, recepção, transporte, dentre outros.

    Por haver entre essas avaliações, opiniões de diferentes pessoas; visitante vip, convidado e curioso, não é viável analisar as respostas da mesma forma, pois em relação aos objetivos, o peso de cada uma será diferente.

    Este instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso, pois o tempo e a paciência dos participantes costumam ser limitados. Visando isto, é interessante ter nos eventos, sorteio de prêmios e brindes, como incentivo externo, que estimule a colaboração de todos.

    Assim, após tudo avaliado e aproveitando o primeiro impacto do evento, devem-se apresentar os resultados aos patrocinadores, objetivando todas as expectativas; em fechar a avaliação e em tentar propiciar a venda do próximo evento organizado pelo promotor.