Cartaz de divulgação da palestra

Para fazer o download do cartaz em alta resolução clique aqui.

5º Capítulo

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

A partir do momento que tem-se informações como valor total do evento, objetivo do números de investidores, traget de investidores e níveis de cotos de patrocínio, é possível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.
Há diferentes fases a serem percorridas pelo promotor na venda de um projeto. As fases são definidas a seguir:
Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto:
Suspects- Todas as empresas e pessoas integrantes do universo target de patrocínio e que, portanto são potenciais investidores.
Prospects- Empresa e pessoas com quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato, seja por telefone, pessoalmente ou por e-mail. São potenciais investidores contatados.
Leads- Empresa e pssoas que responderam o primeiro contato e, ou que expressaram interesse em mais informações, portanto, são potenciais investidores interessados.
Leads qualificado- Empresa e pessoas de nivel decisório, que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, projeto a essa necessidade e que tem orçamento disponível.
Oportunidades- proposta emitida ao decisor do projeto
Vendas- Contrato assinado
O conjunto das frases que o promotor deverá ir percorrendo, desde o levantamento dos suspeitos até a conclusão das vendas.
São chamados de funil de prospecção:
- Suspects;
- Prospects;
- Leads;
- Leads qualificados;
- Oportunidades;
- Vendas.
O conjunto das frases do funil de prespecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, cada um tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects, isto é, o universo total de possíveis investidores em clientespatrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil, mais eficaz o promotor e, consequentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.

Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção
Para atingir os resutados o promotor deve:
1- estabelecer os níveis e o valor médio de cada cota.
2- estimular o procentual de sucesso de cada etapa.
É necessário a elaboração de uma planilha que servirá de instrumento para que o promotor simule os resultados de seu evento e construa cenários na definição de cotas e valores para cada nível. por exemplo as empresas de grande porte é atribuido um percentual de sucesso de 30% no contato inicial, enquanto para as de pequenos esse índice é maior, representado 60%. Sendo mais fácil contratar um decisor de uma empresa de pequeno porte de que uma de grande porte.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados
Para que o promotor do evento possa simular os resulatdos que ele alcançará em um processo é necessário ele trabalhar com três variavel, sendo ela: níveis de cotas, valor e número de patrocinadores.
É necessários também que o promotor tome algumas precauções, tais como:
1- Considerar os benefícios de cada nível
2- Verificar se há patrocinadores-target suficiente
3- Não criar um "carnaval" de marcas
4- Não criar dependência de um único patrocinador
5- Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

6º Capítulo

Planejamento da venda

É indispensável que haja dentro do projeto de um determinado evento, um planejamento que seja no mínimo eficaz. O mesmo deve ter três fases: treinamento, elaboração de material e desenvolvimento dos planos de ataque.
O primeiro fator a ser levado em conta no processo de planejamento de um evento, é a questão da experiência na aquisição de um patrocínio. È desejável que se tenha um conhecimento pratico de busca de possíveis patrocinadores, para que existam argumentos mais fortes na hora de se convencer um patrocinador potencial. Outro fator relevante, é o estudo do mercado de eventos. Quem deseja fazer um evento, ou mesmo apenas vender um projeto de evento, tem que estar atento às constantes mudanças que ocorrem no mercado de eventos, que tende a se atualizar periodicamente.
É importante ressaltar ainda, que para que se venda um produto, é necessário que se tenha total conhecimento sobre o mesmo, fato esse também serve para o evento. Tem que ser conhecer não só os aspectos superficiais de um evento, mas principalmente suas estratégias, objetivos, missão, etc.
Após a apresentação da empresa e sua historia, é necessário que se deixe claro o conceito do evento, levando em consideração seu tema principal, missão, objetivo principal e secundários, e é claro seu público-alvo.
Nos eventos corporativos a lista de convidados tem que conter os seguintes itens:
1º) empresa: nome da empresa; segmento de atuação; porte e região sede da matriz.
2º) profissionais: nome; área da empresa; cargo; dados cadastrais.
3º) outras informações pertinentes, como pesquisa e perfil de consumo.
O promotor deve utilizar esses mesmo critérios para convencer os possíveis patrocinadores na apresentação do projeto de que o local tem a “cara do evento”, tenha infra-estrutura para garantir todas as atividades que serão desenvolvidas durante o evento, condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores.
A forma de escolher a melhor data para o evento, assim como o local, devem estar disponíveis na capa do documento. É preciso deixar claro no documento todos os momentos e possibilidades de interação entre patrocinadores e participantes.
O programa completo a ser apresentado tem que conter as datas, alem dos horários do evento e termino do mesmo.
Os benefícios oferecidos tem que ser efetivos e representativos. No caso das cotas, ela não podem sofrer alteração, sob nenhuma situação, pois tal fato pode passar uma idéia de desorganização, falta de planejamento.
As condições de pagamento podem ser parcelado, com reserva antecipada, pagamento a vista com desconto, duas parcelas iguais sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento.
Existem exigências que precisam ser incluídas na proposta, como: capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem a diferença são as relações entre participantes e patrocinadores confirmados. Em relação aos patrocinadores confirmados é importante estar atento a alguns fatores, como: perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.

Novidade!

         Pensando em você, a PEC-Minas personalizou o layout do site, facilitando a leitura e inovou: agora você ouve músicas sobre Belo Horizonte enquanto navega. Faça seus comentários! A equipe do PEC-Minas agradece.

Definição do palestrante

          Arthur Vianna, coordenador do Plano Horizonte - o futuro turístico de BH, assessor da presidência da Belotur, confirmou na tarde de sexta-feira, 19 out, sua participação. Confira o currículo do palestrante:

          Publicitário desde 1964, tendo trabalhado em diversas agências de Lisboa, Belo Horizonte e Brasília como executivo, produtor, redator e diretor.
          Como jornalista, foi colunista, redator e editor de turismo e negócios em jornais de Belo Horizonte; correspondente-redator em Minas Gerais da revista Propaganda & Marketing (SP); correspondente no Brasil de jornal português Diário Popular e, em Lisboa, de revista e jornal brasileiro. Em Toronto, no Canadá, foi fundador e editor do jornal Brasil News e da revista Focus Brazilian-Trade.
          Professor de Propaganda e Publicidade na Escola de Comunicação da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais no período 1978/80.
          Em 1980 deixou a Assessoria de Comunicação Social da Secretaria da Fazenda de Minas Gerais para fundar e dirigir a Cooperativa de Economia e Crédito Mútuo dos Funcionários da Secretaria de Estado da Fazenda de MG – COOPSEF.
          Vereador à Câmara Municipal de Belo Horizonte, de 1982 a 1988, foi membro da Mesa Diretora, presidente da Comissão Permanente de Defesa do Consumidor e do Contribuinte e presidente da União dos Vereadores de Minas Gerais. Em 1986, foi candidato a prefeito de Belo Horizonte.
          Contratado pelo Ministério das Relações Exteriores, foi promotor comercial no Consulado-Geral do Brasil em Toronto, Canadá, de 1994 a 1997.
          Diretor Comercial e Executivo da Cia. de Processamento de Dados do Estado de Minas Gerais - Prodemge, de janeiro de 1999 a julho de 2000.
          Em agosto de 2001 fundou a APé – Associação dos Pedestres de Belo Horizonte, sendo seu atual presidente.
          Em 2001 foi contratado pela empresa Invision Comunicação Interativa, do Grupo PROPEG (SP), como seu representante em Minas Gerais.
          Em 2003 foi chamado pela Fundação Getúlio Vargas/Instituto Brasileiro de Economia para coordenar, em Minas Gerais, cursos e seminários voltados ao Terceiro Setor.
          Em 2005 foi assessor da Diretoria de Projetos da Empresa Municipal de Turismo de Belo Horizonte – BELOTUR.
          É colaborador e cronista dos jornais O Cometa, Santa Tereza Notícias e Turismo de Minas e autor dos livros Almanaque da Publicidade, Constituição e Participação Popular e Muito bem disse o conde & outros escritos (crônicas).

4º Capítulo

IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROVEDORES DE RECURSOS PARA A REALIZAÇÃO DE EVENTOS

          Uma das principais conseqüências das modificações ocorridas no setor de eventos foi a maior dificuldade na obtenção de recursos para colocar em prática as idéias dos seus promotores.
          Há no mercado diversas fontes de obtenção de recursos: patrocínio, co-patrocínio, patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos/convites. A decisão por uma ou mais delas dependerá de três aspectos: as características da empresa, o objetivo da empresa com a arrecadação de vendas e as características do evento.
          É possível destacar com vantagens do patrocínio: as vantagens financeiras, possibilidade de alavancar a imagem do evento e do promotor e alavancar os resultados com a participação dos parceiros. Já as desvantagens do patrocínio são: efeito sombra, dependência, "carnaval de marcas" e "amigo concorrente".
          O patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal é uma subcategoria do patrocínio, baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa, utilizando-se das leis de incentivo fiscal. A mais conhecida das leis de incentivo fiscal para patrocínio é a Lei Federal nº 8313 de 1991, a chamada Lei Rouanet, que trata do incentivo à cultura.
          Co-patrocínio ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.
          Parceria é a junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado, na promoção ou organização de determinado.
          Apoio é a disponibilidade de recursos próprios, não financeiros, porém necessários ao evento. Normalmente o apoio é empregado nas seguintes atividades: divulgação do evento, promoção do evento; administração da venda de ingressos; transporte; pacote de viagens e hospedagem; infra-estrutura; produção. A modalidade de apoio nunca consta de proposta comercial a ser apresentada e oferecida as possíveis patrocinadores.

IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES

• Objetivo da empresa;
  
• Número alvo de patrocinadores;
  
• Limite mínimo de patrocinadores;
  
• Limite máximo de patrocinadores.
  

IDENTIFICAÇÃO DE SEGMENTOS

Os segmentos alvo devem contar as seguintes categorias:

• Segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor;
  
• Segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento;
  
• Parceiros
  

          Segmentos diretos são citados alguns exemplos de possibilidades diretas e de segmentos a serem considerados por um promotor que pretendia idealizar um evento da área de saúde oferecido ao público geral, como: laboratórios farmacêuticos, farmácia, higiene e cosméticos, seguro-saúde, entre outros. Segmentos indiretos: companhias aéreas, mídia entretenimento, telecomunicações, entre outros.
          Seleção do universo de possíveis patrocinadores: perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégias de evento e orçamento destinado a eventos. Funil de vendas: suspects, prospects, leads, leads qualificado, oportunidades e vendas.
          As empresas patrocinam determinados eventos quando constatam que os mesmos estejam de acordo com seus objetivos e plano de marketing. Por isso, os promotores de eventos têm que levar em conta os objetivos de seus clientes, através de: parceria, desenvolvimento de um evento e seleção de target.
          Os objetivos de marketing das empresas podem ser divididos em três categorias: crescimento, quando a empresa busca um aumento expressivo na sua receita; aquisição, quando a empresa busca atrair mais e novos clientes; consolidação, quando a empresa busca se consolidar no mercado diante do surgimento de novos concorrentes.
          Dentro das empresas existe ainda uma distribuição de verbas para o marketing da mesma, onde se encaixa o evento que ela poderá patrocinar. Dentre as prioridades das empresas para seu marketing em eventos está a de exposição da marca, relacionamento e de vendas. Ainda nesse contexto, pode-se afirmar que em empresas que vendem produtos e serviços a outras, o intuito de exposição da marca destaca-se. Em contrapartida a esse fator, em empresas que trabalham com bens de consumo o intuito em vender mais e de relacionamento prevalecem ao se patrocinar um evento. Portanto, pode-se afirmar que o modelo de negócio de uma empresa influi diretamente nos seus objetivos de marketing relacionados ao evento que poderá patrocinar.
          Após o promotor de eventos identificar no seu possível patrocinador o objetivo de marketing, a distribuição dos recursos e o modelo de negocio, ele estará apto a estudar a estratégia de eventos da empresa, se ela historicamente patrocina eventos de uma mesma linha lógica ou se não patrocinou nenhum evento. Tal estudo é necessário e imprescindível para que o promotor de eventos viabilize sua proposta ao contexto da empresa em questão.
          O orçamento destinado a eventos depende do modelo de negocio da empresa, seus objetivos, estratégias e planos de ação. Deve-se estabelecer um percentual dentro da receita da empresa que seja destinada ao marketing da mesma. Todo esse percentual é discutido de acordo com o intuito da empresa.
          Ao realizar todas essas etapas de pesquisa de um possível patrocinador, o promotor do evento deve focar em empresas que tenham maior propensão de investimento, e empresas que mais interessam ao promotor dentro do universo de possíveis patrocinadores.
          Dentro dessa escolha do patrocinador, alguns aspectos ainda têm que se levar em conta. Dentre esses, estão: valor da imagem, o que o patrocinador pode agregar na imagem do evento; relacionamento, qual o grau de relacionamento existente entre a promotora do evento e a patrocinadora; potencial de investimento, quanto o patrocinador pode investir no evento; histórico de investimento, qual o histórico de investimento dessa empresa e se é favorável ao tipo de evento em questão; alinhamento do evento, se o evento está alinhado aos produtos e serviços do suspect (empresa).
          Ao se delimitar o universo das possíveis patrocinadoras, existem aquelas que são de maior interesse do promotor de eventos, denominadas must win. Essas empresas tendem a ter um atendimento prioritário e especial.