9º Capítulo

A avaliação do evento

    Todo empreendimento requer uma cuidadosa avaliação, onde todas as pessoas envolvidas, desde o promotor até o patrocinador, têm interesse de saber, por meio de um feedback, quais os objetivos do evento foram alcançados.

    Neste intuito, o promotor do evento, deve avaliar os resultados do mesmo, constatando se houve alguma(s) falha(s) e averiguando o que poderia ter sido melhor, para assim, em caso da organização de outro evento, não venha cometer os mesmos erros.

    Com relação aos objetivos, o patrocinador precisa saber se o seu investimento teve o retorno desejado. Pois, desta forma, ele saberá se valeu à pena, se deveria ter alocado mais verbas e principalmente, irá decidir se pretende ou não patrocinar o mesmo evento, ou outro com o mesmo promotor.

    Essa consecução de objetivos deverá ser passada pelo promotor, de forma explícita ao patrocinador, para que ambos discutem em conjunto, a viabilidade dos objetivos colimados.

    Esta operação pode ser organizada pelo promotor em um Check-list, onde o objetivo geral e os específicos serão avaliados pela análise dos critérios utilizados no evento, por metas atingidas e possíveis sugestões e observações.

    O Check-list ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas do evento, possibilitando ao promotor, maior credibilidade para a sua recontratação ou para o mesmo ser visto como referência a outros patrocinadores.

    Caso o patrocinador queira patrocinar o evento novamente, é interessante realizar uma avaliação do evento em si, ou seja; fazer um Check-list onde cada participante, avalie pelo grau de sua satisfação (muito bom, bom, razoável e ruim), todos os itens da organização; local, horário, palestras, convite, recepção, transporte, dentre outros.

    Por haver entre essas avaliações, opiniões de diferentes pessoas; visitante vip, convidado e curioso, não é viável analisar as respostas da mesma forma, pois em relação aos objetivos, o peso de cada uma será diferente.

    Este instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso, pois o tempo e a paciência dos participantes costumam ser limitados. Visando isto, é interessante ter nos eventos, sorteio de prêmios e brindes, como incentivo externo, que estimule a colaboração de todos.

    Assim, após tudo avaliado e aproveitando o primeiro impacto do evento, devem-se apresentar os resultados aos patrocinadores, objetivando todas as expectativas; em fechar a avaliação e em tentar propiciar a venda do próximo evento organizado pelo promotor.

8º Capítulo

A AVALIAÇÃO DO EVENTO


Para realizar qualquer empreendimento requer cuidadosa avaliação principalmente quando utiliza grande quantidade de verba. Nessa etapa inclui todos os envolvidos no projeto, o promotor, responsável pelo seu planejamento, a execução e a organização, os patrocinadores, e os outros profissionais envolvidos no projeto. E o seu objeto é proporcionar um feedback de todos esses profissionais sobre o trabalho realizado.

O promotor do evento precisa saber se conduziu bem e se os objetivos foram todos alcançados. Portanto ele necessita de meios para medir e avaliar os resultados. Deve estar ciente das falhas para que estas ao sejam cometidas nas próximas edições. E também dos pontos positivos e negativos do evento.

O patrocinador precisa saber se houve retorno desejado do capital investido. Quanto mais claros e explícitos forem os objetivos mais fácil será a avaliação final do evento. Tudo isso para que ele avaliar se os recursos utilizados foram satisfatórios ou não. Entretanto a avaliação só terá sentido tanto para o promotor quanto para o patrocinador se for cortejado com os respectivos objetivos.

Esses objetos serão apresentados primeiramente de forma geral e posteriormente de forma específica. E após essa etapa o promotor e o patrocinador discutirão os objetivos alcançados.

Se for o caso ambos achar interessante pode ser proposto o recall, com se o objetivo for à introdução de um produto ou se for com o objetivo de agregar valor à imagem do patrocinador, sem o escopo da venda, ou seja, pergunta-se aos visitantes, quem patrocinou o evento e qual a impressão que causou.

A lista de objetivos pode ser feita através de um check-list com espaço para observações. Isso feito é possível no final uma leitura objetiva dos resultados. Independentemente do resultado o patrocinador merece toda a atenção e o promotor deve fazer um relatório geral podendo garantir sua recontratação em uma nova edição do evento.

Caso essa hipótese seja confirmada é importante que na avaliação do evento contenha itens da organização do evento e sua relação entre si, ou seja, o que funcionou e o que não funcionou. Com esse resultado em mãos o promotor poderá verificar o que deve ser mantido, melhorado e o que deve ser eliminado e ainda os receptivos custos/benefícios.

O check-list para a avaliação da organização de um evento deve conter:
● local;
● palestrante A;
● datas;
● palestrante B;
● horário;
● refeições/cardápios;
● agenda;
● infra-estrutura;
● palestras;
● organização do evento;
● atendimento da equipe de organização;
● convite;
● serviços do hotel;
● duração total do evento;
● material de sinalização;
● nível de convidados;
● divulgação;
● oportunidades de lazer;
● check in;
● agência de viagens oficial do evento;
● check out;
● recepção;
● transporte.

A avaliação do ponto de vista dos patrocinadores deve ser feita analisando vários aspectos, pois a vários tipos de visitantes. Os visitantes vips, o convidado, o interessado que patrocinou todos exercem uma opinião diferente e consequentemente exercem uma influência diferente. Por isso não é interessante fazer a avaliação da mesma forma.

O instrumento de pesquisa por sua vez não pode ser muito extenso, já que normalmente esse tipo de avaliação é sempre feita ao final do evento e possivelmente o participante estará cansado e com pressa. Podem ser oferecidos brindes e sorteio para quem colaborou com a avaliação e esse tipo de incentivo deve ser estudado anteriormente.

Após o comprimento de todas as etapas é hora de discutir com o patrocinador visando não só fechar a avaliação mais também propiciar a venda da próxima edição do evento.

Inscrições para a palestra

INSCRIÇÕES ENCERRADAS
MARKETING NA ATUALIDADE: Plano Horizonte

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Divulgação Estado de Minas

Divulgação da Palestra MARKETING NA ATUALIDADE: Plano Horizonte - o futuro turístico de BH no Jornal Estado de Minas - Caderno Gerais - Seção Agenda - p. 25 - 31 out. 2007 - Belo Horizonte.

Cartaz de divulgação da palestra

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7º Capítulo

DESENVOLVIMENTO DE UM PLANO DE ATAQUE

Os passos necessários para desenvolver um bom plano de ataque e para que o maketing do evento seja bem sucedido.

Com a lista das empresas selecionadas como Target, parte-se para o desenvolvimento do plano de ataque. O desenvolvimento do mesmo é o estudo do suspect, ou seja, conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de evento e o orçamento destinado ao evento. Em seguida, é necessário entender o processo decisório de compra e fazer as seguintes perguntas:

• Qual o papel que cada pessoa da empresa desempenha?
  
• Qual o fluxo de decisão?
  
• Quando elas decidem?
  

O vendedor do projeto deverá o quanto mais rápido identificar as pessoas certas e o processo de decisão dentro das empresas, com isso torna menor o ciclo e mais bem sucedida será a venda do projeto. Os tipos de pessoas que participam do processo de decisão podem ser:

• Decisão final: As pessoas de liderança, que dão a palavra final na decisão.
  
• Influenciados: A capacidade de influência lhe da o poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa.
  
• Consultor: Pessoa que não possui vínculo com a empresa, e é consultado para saber as vantagens e desvantagens do projeto.
  

• Executores: São as pessoas responsáveis pela execução do projeto, conseqüentemente conhecem os pontos fortes e fracos dele.
  

Contudo para o desenvolvimento do projeto só identificar os responsáveis pela decisão não é suficiente, é importante estudar o fluxo desse processo e o tempo médio para sua execução.

O projeto de evento pode entrar em uma empresa por dois caminhos. No primeiro o promotor do evento oferece o projeto. No segundo a empresa pesquisa se seu evento é compatível com seu plano de marketing e compra o projeto. Sendo eventos culturais e sociais que se utilizam de leis de incentivo fiscal existe uma terceira etapa, que se relaciona com o departamento jurídico. Além disso, existem outros fatores importantes na hora de decidir sobre um projeto:

1. tradição do promotor do evento;
   
2. participação de outros patrocinadores;
   
3. clausulas de contrato;
   
4. resultado de edições anteriores.
   

Em relação às pesquisas, os principais pontos analisados são:

• Equipe de vendas pelo contato com o mercado, os vendedores também são fontes de pesquisa.
  
• Prestadores de serviço, todas as empresas que prestam qualquer tipo de serviço para a empresa também é importante consultá-la.
  
• Mídia, os principais eventos contam com divulgação em meios de comunicação com em rádio, televisão, revistas tradicionais, dentre outros.
  
• Produtores de eventos, se a empresa consegue identificar os produtores ela pode procurá-los e estes podem contar as novidades e propor novas idéias.
  
• Inteligência de mercado, a empresa que investiga as tendências de mercado poderá se destacar dentre as outras.
  

Depois do levantamento de todos esses itens a empresa pode partir para a seleção.

O planejamento varia de empresa para empresa, mas é preciso tomar conhecimento sobre quando o departamento de marketing estará em planejamento. É recomendável que o suspect abordado, pois depois dificilmente o executor terá tempo de acompanhar o projeto mesmo porque o promotor tomará as decisões baseadas nas avaliações e o orçamento para novas propostas estará fechado.

As empresas têm calendários fiscais diferentes, por isso o promotor do evento precisa certificar do ano fiscal do suspect. Além disso, é preciso conhecer o contato target, ou seja, nome da empresa que será contratada, o objetivo da abordagem, a mensagem que deve ser criada a partir das necessidades dos suspect e por fim o plano de conversa para que sejam atendidas todas as necessidades e tidas todas as dúvidas.

É preciso que as campanhas tenham os métodos e técnicas descritas a seguir para que obtenham sucesso:

• Canal de apresentação, envio de material sobre o evento de lançamento, telegrama, campanha de mídia e e-mails seqüenciais.
  

Compridas todas essas etapas o promotor terá noção do público que participará do evento e poderá tomar as medidas para a continuidade do projeto.